MANUAL DE PROCESOS

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Introducción Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. Es por ello que se debe poner mucha atención en todas y cada una de sus etapas de integración, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, técnico o administrativo actuante.

No te dejes nada, da igual lo pequeñas que sean, ponlo todo. Con el Manual Operativo eso se aliviará. En el marco de la economía solidaria, participar con productos y servicios de alta calidad en el diseño, desarrollo, promoción, control, financiación y cofinanciación de programas y proyectos encaminados a fortalecer la gestión administrativa, académica y científica de las Instituciones de Educación Superior afiliadas, en su beneficio y en el de la comunidad educativa del país. Y este deep working supondrá un aumento de la profesionalidad en tu negocio que tus clientes notarán.

MANUAL DE PROCESOS

Hoy nos visita en el blog Laura Ruiz, de. Nos conocemos desde hace años y ha trabajado conmigo, así que puedo decirte con seguridad que le ha declarado la guerra a la desorganización. Si tú también quieres poner un poco de orden en tu negocio para ser más productivo, ahorrar dinero y tiempo, mira lo que nos cuenta en este post sobre el manual de procesos. Los emprendedores digitales vivimos en el cortoplacismo más absoluto. Hacemos, hacemos y hacemos sin pensar en el día de mañana. Lo importante es siempre el hoy. Y, obviamente, así nos va. Nunca llegamos a todo y tardamos más tiempo en realizar cualquier tarea porque nos cuesta horrores sistematizar. Solucionamos a base de improvisación y si mañana toca otra vez lo mismo… pues ya me apañaré. Y es que ahora tienes que ver de nuevo cómo realizaste esa tarea, recordar qué herramienta usaste y, cómo no, la contraseña y esperar que no se te olvide nada. En definitiva, una pérdida de tiempo increíble. Soy Laura Ruiz de caoscero. En otras palabras, me dedico a ayudar a emprendedores digitales que no saben cómo controlar económicamente su negocio a generar más rentabilidad sin tener que trabajar más horas. En este post quiero hablarte de un gran desconocido para la mayoría de los emprendedores, cuando, curiosamente, debería ser una de sus herramientas de cabecera. Me estoy refiriendo al Manual de Procesos o Biblia de empresa, un documento que te ayudará a ser más productivo, ahorrar tiempo y dinero y a que delegar sea más sencillo. ¿De verdad eso existe? Ya me lo cuentas al final del artículo. Y es que si no entiendes esto, todo lo demás no tiene sentido. Un proceso es la relación ordenada de acciones o pasos que se deben ejecutar para realizar una tarea determinada. Te pongo un ejemplo muy sencillo con algo cotidiano para ti: el correo electrónico. Es posible que unos tropecientos millones de veces al día mires qué emails te han entrado en la bandeja. Echas un vistazo, abres el que te parece y te vas. No sigues siempre los mismos pasos, sino que cada vez haces una cosa. ¿Cuál sería la forma correcta de hacerlo? Definiendo el proceso que deberías seguir. De forma muy simplificada, estos pasos formarían parte del proceso de gestión del email de tu negocio. ¿Te gustaría no perder tanto tiempo con tus emails? Entonces, Y dicho esto, ¿qué es el Manual de Procesos? En inglés, es el Standard Operating Procedures SOP. Vamos con la definición. El Manual Operativo es el documento donde recopilas la descripción escrita eso no quita que también incluya imágenes o vídeos de cómo se ejecutan todos los procesos de tu negocio. Es decir, un documento donde guardas cómo se realiza cada una de las tareas que haces. Por eso se le denomina también la Biblia o la Wiki de tu empresa. Es un documento donde recoges todo lo que haces y cómo lo haces en tu negocio. ¿Por qué es tan importante que tu negocio cuente con uno? Es probable que ahora te horrorice pensar en dejar por escrito cada cosa que haces en tu empresa, pero a largo plazo solo te traerá beneficios. Realizar una y otra vez un trabajo siguiendo un criterio definido es importantísimo para evitar errores o para detectarlos y corregirlos en caso de que ocurran. Pero desde luego, no es la única ventaja. Lo más seguro es que eso te obligase a buscar información otra vez en Internet o tener que hacer pruebas para llevarla a cabo. Te pongo otro ejemplo: una devolución de un curso. La 1ª vez que lo hiciste seguro que te diste cuenta de que no es tan sencillo como devolver el dinero. Pero como no las apuntaste, la 2ª vez que te tocó hacerlo meses después , no te acordabas ni de la mitad de acciones que tenías que realizar. Si estableces la rutina de tomar nota de todos los pasos cada vez que haces una tarea nueva, nunca más perderás tiempo pensando en cómo se hacía o volviendo a investigar el proceso. Cada vez lo definirás mejor y lo podrás optimizar para hacerlo más rápido. Si llevas poco tiempo con tu negocio es posible que pienses que esto te queda muy lejano, pero no es así. Todo el mundo piensa en el Manual de Procesos como una herramienta útil cuando introduces a alguien en el equipo. Pero no lo es menos que tener documentados todos los procesos te hará ahorrar mucho tiempo porque te obliga a sistematizar. Con sistematizar me refiero, precisamente, a definir el proceso. A evitar esa improvisación en la que suelen vivir la amplia mayoría de knowmadas digitales. Y este deep working supondrá un aumento de la profesionalidad en tu negocio que tus clientes notarán. Un negocio documentado es un negocio más estable, serio y profesional. Y un aumento de calidad siempre se puede traducir en un aumento de las tarifas o los precios. Es decir, un método paso a paso que puedan seguir con facilidad. ¿A quién le gusta tener que estar leyendo tutoriales, escribiendo emails a soporte o investigando por Google cómo hacer algo? Y es que esto es una pérdida de tiempo increíble. Recuerda el ejemplo que te puse antes con la devolución de una factura de un curso. Tienes que volver a pensar en lo que hiciste, investigar qué herramientas usaste y rezar para que no se te olvide nada. Si tienes claro que a tus clientes debes ofrecerles sistemas replicables, ¿por qué no haces lo mismo con tu propio negocio? Todo lo contrario, se trata de un documento vivo y sobre el que vas a estar trabajando continuamente. Uno de los momentos más importantes de un Manual de Procesos es cuando lo pones a prueba. Cuando de forma real lo ejecutas siguiendo todo lo que has apuntado. Y esto es crucial porque sometes a examen tus propios métodos. Esta prueba servirá para que optimices la forma en que haces una tarea, detectes errores de procedimiento y ahorres tiempo y dinero. Es lo que te decía antes sobre crear un sistema replicable. Tener por escrito una guía de cómo hacer una tarea reduce enormemente la posibilidad de equivocarse. Aunque tengas una memoria prodigiosa, puedes confundirte en el orden en que debes ejecutar los pasos o comerte detalles del proceso. Errores absurdos que puedes evitar. Y a esto súmale la inmensa tranquilidad que te dará el saber que estás gestionando todo de forma correcta. ¿Nunca has tenido ansiedad por no saber si se te olvida algo o si estás enfocando bien tu trabajo? Con el Manual Operativo eso se aliviará. Si todavía no tienes equipo esto te quedará lejos, pero piensa que antes o después tendrás que empezar a delegar. Y una cuestión muy importante a la hora de hacerlo es delimitar bien cuáles son las tareas de cada uno. Por supuesto, con las tareas core de cada área no habrá dudas. Sin embargo, en otras ocasiones, la distinción no se verá de forma tan clara. Además de cómo y en qué orden se debe realizar un proceso, en el manual de empresa siempre debe aparecer quién es el responsable de cada tarea. Así hay cero opciones para la confusión. No tener un manual de operaciones te frena a la hora de crecer y escalar de forma sostenible. El único modo de hacerlo es delegando, subcontratando o formando equipo fijo. Pero claro, porque nos asusta perder nuestro estilo y calidad. Ayudando a la persona con unas instrucciones muy claras y precisas. En Lifestyle al Cuadrado tienes un gran ejemplo de esto. A mediados del año pasado, Franck cambió la estructura del negocio y pasó a contar con full time. Imagínate lo que hubiese supuesto para el nuevo equipo llegar y no tener ninguna referencia de todo lo que había que hacer. Además, en un negocio del tamaño de Lifestyle al Cuadrado. Por eso, para hacer más fácil la transición, todo el equipo antiguo se volcó en desarrollar esa Biblia de empresa que detallase las tareas que había que ejecutar. Piensa en cualquier franquicia que conozcas. Una marca no se puede permitir que sus estándares de calidad varíen o que los productos no sean exactamente iguales. De ahí el que el Manual Operativo sea tan importante para que los procesos sean iguales en cualquier parte del mundo y, proteger así, el estilo propio de la marca. Cómo crear tu Manual de Procesos Seas un negocio unipersonal o tengas una empresa más grande necesitas crear tu Manual Operativo. Creo que eso ha quedado más que claro. Así que ya solo nos falta ver cómo hacerlo y qué tipo de datos debemos poner. ¿Hay que avisar al responsable de la parte técnica aunque sea tarde? ¿La propia persona que lo ha detectado se pone en contacto con el hosting? Las situaciones de crisis no se pueden prever, pero debemos aprender de ellas para saber cómo actuar si se da otra situación similar. Ten en cuenta también que cada empresa es un mundo. A medida que pase el tiempo irás descubriendo otros detalles que necesitarás incorporar dentro de tu Wiki de empresa. Cuidado con la tendencia de tener almacenados los procesos en distintas partes. Un día escribiste una notita en Evernote, otro dejas un checklist en Trello, un Word en una carpeta del ordenador, varias cosas en tu cabeza… Todas las tareas, recursos y procesos importantes de tu negocio deben estar en el mismo sitio y ser accesibles. Piensa que esto también te hará más sencillo el mantenimiento y la actualización del propio manual, como la optimización de las tareas que lo componen. ¿Qué herramienta te recomiendo usar? Con Android todavía no. No caigas en la tentación de procrastinar y retrasar la creación del manual con la excusa de que estás buscando la mejor herramienta. Para empezar te vale cualquier plataforma, cuando ya hayas creado una primera versión, te preocupas en buscar herramienta. Si lo haces todo de un tirón, cuando te quieras dar cuenta te habrás metido a crear un monstruo muy difícil de consultar. Te pongo otro ejemplo sencillo. Si redactas un proceso para cada uno de estos pasos, en lugar de escribir un único capítulo infumable; no solo estarás haciendo más manejable la información, sino que a ti también te resultará mucho más fácil de escribir. De hecho, mi recomendación es que los procesos más amplios de tu negocio, los descompongas en el máximo de tareas. Así, ese proceso más amplio quedará como un índice donde tendrás enlazado el resto de recetas. Esto hace que puedas entender el proceso global de forma más rápida, sin dejar de tener toda la información a un solo clic es importante que todo esté ahí y no necesites usar el buscador para nada. Para esto, además, Notion va genial. Cuenta con la ventaja de embeber la previsualización de lo que estás enlazando una hoja de cálculo o documento de Google, una página de la que has copiado la url, un vídeo… , lo que te permite echar un vistazo sin necesidad de salir de la herramienta. Empieza con un checklist Lo primero es que enumeres todas las tareas que hay que realizar. No te dejes nada, da igual lo pequeñas que sean, ponlo todo. Si vas justo de tiempo que lo estarás , por lo menos tendrás una visión general de todas las acciones que conlleva una tarea. Desarrolla cada punto Ahora que ya tienes ese checklist, toca entrar a explicar cada punto. Te dejo una serie de consejos que es importante que tengas en cuenta. Sé minucioso y explícalo todo en detalle. Nunca hagas eso y empieza de cero. En la medida de lo posible evítalos. Es un documento interno de tu negocio, escribe de forma natural. Lo importante es que la otra persona lo comprenda. Al principio es posible que te cueste hacerlo porque tendrás que ordenar tus ideas e irás incorporando cosas que se te ocurrirán sobre la marcha. Pero te aseguro que redactar un proceso es mucho más sencillo de lo que ahora piensas, cuando te quites el susto inicial de crear tus propias recetas, irás mucho más rápido. Diagrama de flujo o mapa mental Un diagrama de flujo no es otra cosa que la representación gráfica de un proceso. ¿Por qué es útil? Además de que hace que sea más sencillo de comprender el proceso, ayuda mucho cuando en el sistema existen variables. Te lo explico con otro ejemplo ilustrativo sobre el proceso de gestión que mencionamos antes. Por ejemplo, en este caso, la variable está en si podemos responder un email antes de 3 minutos. Gracias al mapa mental puedes ver de forma sencilla cómo evoluciona el proceso en las dos situaciones. En procesos complejos y con múltiples variables, el mapa mental ayudará a que la persona no se pierda y sepa siempre cuál es el siguiente paso. Ojo, no me refiero a que revises de forma general el manual con todos sería una locura. Se trata de revisar con cada uno los procesos que entran dentro de su especialidad. También será un momento genial para ver cómo se puede mejorar o realizar de una forma más eficiente. Prueba del proceso Ahora lo ideal es que alguien ajeno a esa tarea la ejecute siguiendo la receta que has creado en tu proceso. Si te resulta complicado encargar esta prueba a otra persona, intenta hacerla tú con la mente en blanco, como si no hubieras hecho nunca ese mismo procedimiento. La clave es que detectes posibles agujeros negros o cuestiones que no estén del todo claras. Intenta siempre pensar en alguien que no tiene la más remota idea de tu negocio. Optimiza, optimiza y vuelve a optimizar Tanto con la prueba que realices, como más adelante, siempre es importante que tengas en mente cómo optimizar todas tus tareas. Detecta cuál es el motivo y trabaja para mejorarlo. Con el tiempo, verás que algunas tareas no aportan mucho y se pueden eliminar, reducir o automatizar. Como ves, la idea de que el Manual Operativo es un proceso vivo de tu negocio se cumple. Siempre estarás optimizando o incorporando nuevas tareas dentro de la Biblia de tu empresa. Consejo extra Ten siempre abierto tu Manual de Procesos en el navegador para ir anotando cualquier nueva actividad o proceso que te haya surgido dar de alta un nuevo producto, configurar un plugin, conectar una herramienta de pago…. A diario hacemos mil cosas que luego no recordamos anotar. Sin duda, el que afecta a las finanzas de tu negocio. Por eso me parece fundamental que el primer proceso que crees sea este. Te aconsejo que fijes siempre el mismo día para establecer una rutina. Como ves, en el 5º punto hablo de chequear si lo que cobras sigue siendo coherente en relación con tus gastos personales. Pero la realidad, es que lo más probable es que tú ni seas consciente de que debes asignarte un sueldo y que no debes pagar tus gastos personales desde la cuenta bancaria de tu negocio. Te digo cuáles son los 2 pasos que debes realizar a continuación. Pero claro, aquí llega la pregunta del millón: ¿¿cómo sabes cuánto debe ser tu sueldo?? Introduces los datos, sigues las orientaciones que incluyo… y listo. Ella te marcará cuál debe ser tu sueldo y cuánto deberías reservar para el fondo de emergencia siempre recomiendo que todos los meses guardes un porcentaje de lo que has ganado para imprevistos. Teniendo ya claro cuál es tu sueldo, solo debes seguir el proceso que te describí antes y revisar cada mes los datos. Acabas de superar con éxito tu primera lección de finanzas como emprendedor. Con este post te he querido dar una guía sobre cómo crear tu Manual de Procesos y por qué no deberías dejar pasar un día más sin hacerlo. Sé que es una tarea titánica y que da pereza solo de pensarlo, pero como has visto, esta wiki se convertirá en tu mejor socio a la hora de ser productivo y evitar errores. ¡No lo retrases más! ¿Tienes alguna duda acerca de cómo empezar? ¿Algo que no te haya quedado claro del post? Pues ataca los comentarios, me tienes aquí para resolver cualquier pregunta que tengas. Fotografía: Acerca del autor de esta entrada, Laura Ruiz Soy Laura Ruiz, especialista en gestión de negocios online y Controller Financiero. Te enseño a depurar procesos, crear sistemas y a controlar las finanzas para impulsar la rentabilidad de tu negocio digital sin trabajar más horas. Además de en mi blog, también me puedes encontrar en e. Miles de Pymes han desaparecido en estos últimos años, y hay ahora en España más de 5 millones de personas sin trabajo nos acercamos al 25% de la población activa, se dice rápido. Así tu manual será de aplicación práctica inmediata. Gracias por tu comentario, saludos! A partir de ahora la tendré siempre abierta en una pestaña del navegador y así no dejo de lado estas cosas, que al final siempre pasa lo mismo… lo vas dejando, lo vas dejando, y queda todo desactualizado. ¡Gracias por el artículo! Notion es genial, he probado muchas herramientas para documentar procesos y sin duda me quedé con ella por ser muy sencilla de utilizar y práctica. También tiene aplicación de escritorio, por si lo prefieres en lugar de tenerla abierta en el navegador.

Los procesos y los procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales prácticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte manual de procesos todos los trabajadores del Fondo, permitiéndoles un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. A medida que pase el tiempo irás descubriendo otros detalles que necesitarás incorporar dentro de tu Wiki de empresa. La institución de métodos de control y evaluación de la gestión. Las técnicas de análisis que se pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del proyecto, así como con la información técnica del líder o responsable en función del tipo de manual, factibilidad para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel técnico del grupo de trabajo. Licenciado en Administración de Empresas, especialista en Gestión y Mejoramiento de Procesos, Certificación ISO 9001, BASC, WRAP y Gestión del Talento Humano. Tercera Fase: Jornadas de Socialización Se realizaron jornadas de socialización, en las cuales se presentaron, los diferentes diagramas de flujo de los procesos, formalizados en norma interna, los cuales sufrieron las modificaciones inherentes al cambio de estructura orgánica, para la vigencia 2005. Y es que si no entiendes esto, todo lo demás no tiene sentido. Si todavía no tienes equipo esto te quedará lejos, pero piensa que antes o después tendrás que empezar a delegar.